L’importance de l’intégration des collaborateurs·rice·s
L’intégration des nouveaux collaborateurs reste une étape importante dans le processus de recrutement. Elle a pour but d’accompagner le·la collaborateur·rice vers l’autonomie, lui permettre de se sentir bien dans sa nouvelle équipe, suivre l’atteinte de ses objectifs collectifs et individuels, … Cette phase demande une certaine préparation et doit être construite sur le long terme.
Comment préparer l’intégration ?
On pense souvent que l’intégration se fait à l’arrivée du·de la nouveau·elle collaborateur·rice alors que non. N’oubliez pas celle-ci demande une préparation afin de pouvoir anticiper les problèmes, rassembler les informations nécessaires, commander le matériel et enfin pouvoir accueillir le·la nouveau·elle collaborateur·rice comme il se doit. A garder en tête notamment : le fait que le processus d’intégration doit s’adapter. Par exemple, pensez-vous que le processus d’intégration pour un Opérateur en fonderie pourra être le même que pour un Commercial ? La réponse est évidemment non, les codes ne sont pas les mêmes car le métier, le secteur, le type/profil de personne est différent, et tous ces paramètres sont à prendre en compte.
Tout va se jouer dans les premiers mois. D’après plusieurs sites comme Workelo ou encore quickms.fr, 45% des démissions ont lieu la première année, soit quasi 1 personne sur 2 qui démissionne en moins d’1 an ! Plus précisément 1 collaborateur sur 5 quitte l’entreprise au bout d’un mois. Quelle que soit la taille de l’entreprise, cette perte reste la même mais les enjeux peuvent varier, c’est pour cela qu’une bonne intégration est déterminante. Notamment afin de réduire les risques de départ prématuré et surtout pour fidéliser au plus tôt les collaborateurs. On ne s’étalera pas ici sur le coût d’un recrutement raté (direct et indirect) mais celui-ci est significatif.
Annoncer l’arrivée en interne
Prévenir, pour que tout le monde puisse accueillir la personne et que chacun ait un rôle à jouer dans le processus. D’ailleurs, il n’y a pas que les Chefs d’équipes ou les Managers qui doivent participer, l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise sont concernés et peuvent être acteurs de cette intégration.
Préparer le poste de travail, le matériel
Pour anticiper l’arrivée, il est donc préférable de préparer le matériel nécessaire, l’emplacement de travail, les informations sur l’entreprise, les missions et tâches à effectuer dans les premières semaines, …
Tenir au courant du déroulement
Avant même son arrivée, il est différenciant que le·la collaborateur·rice sache à quoi s’attendre en arrivant le jour J dans l’entreprise. Les « mauvaises » surprises, les retards ou encore les arrivées non préparées, ne donnent pas une bonne première impression ! Et cela est vrai, quel que soit le côté où on se trouve.
Planifier de la journée d’intégration
Faire visiter l’entreprise, présenter les services et les Responsables/Référents, … : l’aspect humain et sociale va permettre à la personne de se sentir à sa place et intégrée, plus rapidement et spontanément, au sein de l’entreprise. Permettre d’échanger quelques mots, et de poser des questions pour mieux connaître son environnement de travail est déterminant. Même avec une personne plus réservée,
l’enjeu de cette journée va poser les bases pour la suite de la collaboration. Favoriser les interactions entre les « anciens » et les « nouveaux »
Quand on parle d’intégration, on dit souvent que c’est le Recruteur/Manager qui doit faire tous les efforts, mais le·la collaborateur·rice doit aussi aller vers ses collègues,
boire un café ou manger avec son équipe. Pour la bonne entente du groupe, le·la nouveau·elle collaborateur·rice doit aussi faire un premier pas et être dans une démarche gagnant-gagnant. Evidemment chaque personne est différente et n’arrive pas à s’adapter de la même manière, mais les enjeux restent les mêmes pour les 2 parties : réussir à travailler ensemble et avancer le plus efficacement possible.
Rappeler les enjeux
è Pour l’entreprise les enjeux sont de bien décrire les missions, expliquer le poste avec des objectifs clairs et précis, en adaptant le discours en fonction du profil et des attentes. Il ne faut pas que le· la collaborateur·rice soit noyé·ée d’informations dès le premier jour mais il·elle doit connaître les informations clés et avoir la possibilité de répondre à ses interrogations, ou du moins
savoir vers qui se tourner pour y répondre.
è Les enjeux pour le·la collaborateur·rice ne sont pas à négliger : finaliser les formalités d’embauche, prendre ses marques, identifier ses missions, découvrir un nouvel environnement, mieux comprendre le contexte de travail, être le plus rapidement opérationnel·elle, …
Une intégration sur le long terme
Après la rencontre le jour J, reste à réaliser un suivi pour veiller et anticiper les prochaines semaines et les prochains mois, évidemment on ne parle pas d’être sur son dos ! Mais plutôt d’assurer la continuité de son intégration et de pouvoir le·la former si nécessaire pour les missions où il·elle en aura le plus besoin. Ce sera aussi l’occasion d’identifier si les enjeux de l’entreprise et du poste son compris. Il faudra donc définir dans les premiers jours les points sensibles et les leviers de réussite afin de réagir au plus vite : comme mettre en place un·e mentor, définir des RDV d’étape, prévoir une formation, …
Planifier des points d’étape
N’oubliez pas qu’il est important d’avoir un suivi en direct, faire des RDV réguliers est essentiel. Cela va permettre de discuter des difficultés rencontrées, de l’état d’esprit, du niveau d’intégration dans l’équipe en place, des enjeux, de l’avancement de l’intégration, de répondre aux questions éventuelles, … Il faut le dire, la relation humaine est l’une des clés de la réussite !
Observer, parler, analyser et prendre des notes
N’oubliez pas que l’enjeu est de cerner la personne qui vient d’être embauchée (et inversement), comprendre sa personnalité, ses attentes, son potentiel et de projeter son parcours dans l’entreprise. D’autant qu’en fonction de la personnalité et du type de poste, il sera plus ou moins difficile pour elle d’exprimer ses difficultés futures et parfois même actuelles, c’est pour cela qu’il est important d’observer, parler, analyser et prendre des notes afin d’en discuter à tête reposée.
Mentorat (plus adapté que le tutorat selon nous)
Pour suivre et surtout anticiper l’évolution, mettre en place un système de Mentorat permet de favoriser une relation interpersonnelle de soutien, d’entraide, de partage, d’échange, d’apprentissage, … Cela va permettre d’impliquer et surtout mobiliser les collaborateurs·rices les plus expérimenté·e·s tout en fidélisant les nouveaux·elles. Cela assure aussi une bonne transmission de la culture et du savoir-faire de l’entreprise. L’avantage du Mentorat, c’est qu’il peut se mettre en place pour tous types de postes, de secteurs et même de façon transverse.
Questionnaire
Cela permettra de préparer le point avec le·la collaborateur·rice de façon objective, harmonisée et d’évaluer l’efficacité du processus. En effet, la réponse aux questions pourra être demandée en amont d’un rendez-vous d’étape. D’autant que certaines personnalités seront plus à l’aise et plus sincère qu’avec un unique face à face. En effet, il est important pour l’intégration que la personne se sente impliquée dans la vie de l’entreprise, que son avis soit écouté et pris en compte et ce quel que soit la taille de la structure, d’autant plus dans les TPE/ PME.
Pour finir, l’intégration de nouveaux collaborateurs demande une certaine préparation, et du temps pour pouvoir faire le juste suivi. L’objectif n’est pas de multiplier les outils, mais de sélectionner les bons, en fonction du triptyque Personne – Poste – Enjeux, afin de tendre vers une intégration sur-mesure. Tous les efforts réalisés permettront de faire des nouveaux collaborateurs, des personnes épanouies et productives avec en tête une vision et des valeurs compatibles avec celle de votre entreprise. 😉
